Порядок проведения общих собраний и составления протоколов обычно не вызывает затруднений у представителей малого бизнеса. Тем не менее, судебная практика в последние 2-3 года фиксирует увеличение количества тяжб и в этой сфере корпоративной жизни. Учитывая вышеизложенное, наша новая статья расскажет читателям об основных моментах проведения общего собрания в ООО и правилах составления протокола.
Общие положения
Собрание представляет собой высший орган управления в ООО. Оно бывает очередным, либо внеочередным, а также очным или заочным. Очередное — проводится не реже 1 раза в год. Впрочем, устав может предусматривать и более частые его созывы. Как правило оно назначается на март или апрель. Это связано с окончанием финансового года и подведением итогов. Внеочередное собрание проводится по требованию совладельцев юрлица или в случаях, когда на это прямо указывает Устав компании.
Интересно, что КоАП РФ даже предусматривает ответственность за не проведение собрания в установленные законом сроки или за отказ провести его по требованию участников. За подобное нарушение компания и директор могут быть оштрафованы. (Ч.1. Ст.15.23.1 КоАП РФ). (Постановление № 05-04/2017 Мирового судьи судебного участка № 3 Первомайского судебного района (город и дата обезличены).
На физлиц может быть наложен штраф до 4 000 рублей, на должностных лиц — до 30 000 тысяч рублей, ну а сами фирмы могут быть оштрафованы на сумму от 500 000 до 700 000 рублей. Есть о чем задуматься.
Компетенция собрания
Компетенция собрания ООО довольно четко перечислена в ст. 33 закона об ООО. Оно решает вопросы об основных направлениях деятельности фирмы, избирает и снимает с должности директора, принимает устав и вносит в него изменения, избирает и прекращает полномочия ревизора или ревизионной комиссии, утверждает отчеты, решает как распределить (и распределять ли вообще) прибыль, назначает аудит, размещает облигации, принимает решение о ликвидации или преобразовании организации.
Созыв собрания
Закон определяет четкий алгоритм и список субъектов, имеющих право назначить собрание. Это глава фирмы, ревизионная комиссия (ревизор), аудиторы, Совет Директоров, и наконец, собственники, владеющие 1/10 и более голосов от их общего числа.
Созывается собрание исключительно через директора компании. Инициатор направляет ему соответствующее требование. Получив документ, глава фирмы изучает его и решает — созывать или нет собрание. Он может отказать в созыве мероприятия, если вопросы повестки дня, сформулированные в требовании, не входят в компетенцию собрания, или когда нарушен порядок предъявления вышеуказанного требования.
Если совладельцы не соблюдают эти простые и понятные правила, то суд вправе признать само собрание, а также его решения — недействительными. Например, житель Смоленска (владелец доли) инициировал мероприятие, минуя директора. Собственники просто созвонились друг с другом, встретились и провели его. Арбитраж признал решения подобной «сходки» (собранием это мероприятие назвать нельзя) недействительными и одновременно вынес вердикт о признании недействительными изменений в Устав и ЕГРЮЛ, которые были на ней приняты. (Решение АС Смоленской области по делу № А62- 2829/2013 от 07.10.2013 года).
Направление уведомлений
Директор, либо иной субъект, созывающий собрание, обязан уведомить каждого участника о дате, месте и времени его проведения заказным письмом. Впрочем, Устав может предусматривать иной способ извещения.
Нарушение порядка уведомления также влечет административную ответственность, особенно если в результате нарушения собрание так и не состоялось. Например, директор вместо того, чтобы подготовить уведомления и направить бумаги совладельцам, решил просто обзвонить их по телефону. При этом, не дозвонившись до некоторых участников, он через третьих лиц устно передал им информацию о дате и времени собрания. Однако, люди так и не получили сведения, а собрание не состоялось. В итоге юрлицо было оштрафовано на 500 000 рублей. (Постановление мирового судьи судебного участка № 375 района Арбат г. Москвы по делу № 5-38/2017 от 01.02.2017 года).
Все участники (за исключением инициатора собрания) вправе не менее чем за 15 дней направить дополнительные вопросы в повестку дня. Все отчеты, презентации, балансы, тексты изменений в устав и другие бумаги должны быть отправлены или переданы собственникам компании для ознакомления. Они направляются в течении 30 дней до собрания, хотя, как правило, данный пакет предоставляется вместе с уведомлениями.
Порядок проведения
Все прибывшие участники проходят регистрацию. Для такого случая в ООО заводится особый журнал, где совладельцы ставят время своего прихода и подпись. Но многие предприниматели в малом бизнесе считают это ненужной формальностью и не обращают внимания на данную процедуру. А зря. Нарушение порядка регистрации при корпоративном конфликте приведет к тому, что арбитраж может признать решение собрания и запись в ЕГРЮЛ недействительными. Подобные последствия наступают, если в собрании участвует не все совладельцы. (Решение АС Калининградской области по делу № А21- 5516/2014 от 05.11.2014 года).
Собрание считается законным только при наличии кворума. Несоблюдение последнего влечёт однозначную недействительность мероприятия. И уж тем более незаконно проведение собрания вообще без его участников (встречается и такое!), когда собственники даже не подозревают, что директор созвал собрание и составил за них протокол. (Решение АС г. Москвы по делу № А40- 146957/2017 от 29.12.2017 года).
Владельцы долей могут присутствовать на мероприятии через своих представителей. Для этого они обязаны оформить на них соответствующие доверенности. Открывает заседание директор компании, либо лицо, инициировавшее его. Он приветствует участников, сообщает им о наличии кворума (по общему правилу не менее 50% от числа все владельцев), перечисляет всех присутствующих и предлагает избрать председателя, а также лицо, ответственное за ведение протокола и за подсчет голосов. Впрочем, открывающий мероприятие может сам предложить кандидатуру председателя, либо предоставить слово любому участнику для её выдвижения. Как правило, для формального соблюдения «демократии» (даже если в собрании участвуют всего два собственника) выступающий не возлагает на себя обязанности председательствующего сразу же. Он предоставляет это право второму совладельцу (совладельцам). Данное «правило» является не обязательным, но традиционным. Оно появилось еще в начале 90-ых годов и как бы говорит нам о равноправии совладельцев. Выбор председательствующего, секретаря и лица, подсчитывающего голоса, происходит путём голосования.
На втором этапе мероприятия избранный председатель зачитывает вопросы повестки дня и предлагает утвердить ее общим голосованием. Кстати, если на собрание съехались все совладельцы, то они могут внести еще и дополнительные вопросы. Повестка дня принимается большинством голосов, после этого начинается обсуждение вопросов. Как правило, председатель зачитывает вопрос, кратко докладывает его суть и открывает прения. Далее следуют выступления или предложения собравшихся. После обсуждения вопроса проходит голосование по нему. Чаще всего оно происходит открыто, однако в некоторых случаях Устав предусматривает тайное или закрытое голосование.
Все вопросы рассматриваются по порядку. По каждому из них проводится отдельное голосование, а его итоги фиксируются в протоколе. Закончив обсуждение вопросов повестки дня, председатель выносит на голосование предложение закрыть собрание. Если возражений нет, то оно принимается и собрание считается закрытым.
Правила оформления протокола
Протокол ООО — это локальный нормативный акт организации, фиксирующий факт проведения общего собрания, содержащий сведения о дате, времени, и месте собрания, о лицах, принявших нем участие, а также о вопросах, которые на нем рассматривались и о принятых решениях. Протокол подписывается участниками, либо их представителями.
Структура протокола достаточно простая и понятная. Прежде всего это заголовок. В нем указывается слово «ПРОТОКОЛ», его номер, вид собрания (очередное или внеочередное), а также полное наименование юрлица. Затем чуть ниже ставится дата мероприятия и название населенного пункта, где оно проводилось.
Далее оформляется вводная часть. В ней опять указывается вид собрания, порядок его проведения (очный или заочный), время регистрации участников, длительность собрания, а также полный список прибывших. Если совладельцев немного, то они указываются прямо в вводной части, а если их число составляет, например, 20 и более человек, то список прикладывается к протоколу. Об этом делается особая отметка в вводной части. Документ должен содержать полную информацию о каждом совладельце: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, реквизиты доверенности (если это представитель). Напротив каждого участника указывается количество голосов. Завершается перечень лиц указанием на отсутствие или наличие кворума.
Далее располагается список приглашенных граждан. Их данные также подлежат полной расшифровке.
Обязательно надо отметить, каким образом подтверждаются решения и состав участников. Нотариально или нет? Пусть даже устав и предусматривает, что все решения подтверждаются обычными подписями участников и не требуют нотариального заверения — фразу об этом надо внести в протокол. Некоторые советуют здесь же отметить, кто является председателем, секретарем и лицом, отвечающим за подсчет голосов. Можно и так. Однако хронологически это неверно. Вышеуказанные лица выбираются путем голосования, а потому данные о них нужно внести уже после открытия собрания и приветственного слова лица, его открывающего.
Следующая часть — это повестка дня. Все вопросы перечисляются по порядку. Каждый из них нумеруется арабской цифрой. Если вопрос предусматривает чтение доклада, то напротив него в скобках указывается ФИО докладчика.
Основная часть протокола состоит из постоянно повторяющихся разделов «Слушали», «Выступили», «Голосовали» и «Решили». И так по каждому из вопросов. Основная часть открывается выступлением инициатора собрания и его предложением избрать председателя, секретаря и лицо, отвечающего за подсчет голосов. Все этапы (в том числе и речи участников, а также важнейшие реплики в ходе обсуждения) фиксируются в протоколе в сжатом и понятном виде. После названия разделов «Слушали» и «Выступили» обязательно указываются ФИО выступающего лица, а также суть его высказываний.
Оформленный и распечатанный протокол подписывается Председателем и секретарем, либо всеми участниками собрания, если такой вариант предусмотрен уставом или совладельцами. Ну, и наконец, при наличии у ООО печати, документ должен быть заверен ее оттиском.
Стоит также сказать, что раньше ИФНС очень скрупулезно изучала протоколы ООО и частенько возвращала их заявителю, требуя переделать или переписать те или иные фразы. Не отставали от них и сотрудники других надзорных органов. Например, когда многие банки функционировали в форме ООО, то сотрудники ГУ ЦБ РФ по региону требовали, чтобы формулировка решения по вопросу, внесенному в повестку дня, строго соответствовала самому вопросу. Например, вопрос повестки дня: «1. Избрание Председателя правления банка сроком на 3 года». Соответственно, решение должно было звучать следующим образом: «1. Избрать Петрова Е.В. Председателем правления банка сроком на 3 года». И так по всем вопросам и решениям.
Кроме того, госорганы часто требовали, чтобы секретарь расписывал по всему протоколу ФИО участников и выступающих. Сегодня достаточно указать в графе «присутствовали» — например, Сергеев Сергей Сергеевич, и далее по тексту можно просто — Сергеев С.С. А вот лет 15-20 назад сокращения в имени и отчестве не допускались. ФИО надо было расписывать полностью при каждом упоминании в документе.
Ну, и наконец, ошибки в адресе проживания участника или в его паспортных данных жестко преследовались и весь пакет возвращался заявителю. Сегодня регистрирующий орган отказывает в регистрации за подобные ошибки, только если они допущены в заявлении. А вот на протокол он почти не обращает внимания. Впрочем, например, Минюст до сих пор внимательно читает протоколы организаций и указывает на ошибки, требует переделать документ. К счастью, в компетенцию Минюста входят некоммерческие организации. ООО освобождены от подобного контроля.
В целом же, стоит сказать, что культура составления протоколов в малом бизнесе в последние несколько лет сильно упала. Это следствие того, что регистрирующие органы стали больше уделять внимание правильному оформлению именно заявлений, а не локальных нормативных актов ООО.
Выводы
Само по себе проведение общего собрания не должно вызывать проблем: законодательство достаточно подробно и четко описывает его созыв и порядок проведения. Однако в последние 7-8 лет бизнес (особенно малый) стал формально относиться к этому мероприятию. В результате, резко увеличилось количество судебных актов, признающих решения собраний недействительными. Сайты арбитражных судов и постановления мировых судей только подтверждают данные факты.
Кроме того, ухудшилось и качество оформления протоколов. Причем в этом случае речь идет не только о нарушении правил составления, но и о банальных грамматических ошибках. Сотрудники регистрирующих органов с удовольствием выкладывают в интернет обезличенные протоколы общих собраний, демонстрируя фантастическую неграмотность составителей документов, а также владельцев бизнеса.
Учитывая изложенное, мы призываем предпринимателей более ответственно подходить к процедуре проведения собрания и оформлению его решений, внимательно читать окончательные варианты документов, а при необходимости обращаться к специалистам для получения консультаций.
